Update wegen DSGVO: 13 Tipps für Veranstalter, deren Event-Fotografen das Beste rausholen sollen

Event-Fotografen sind obligatorisch für jede Veranstaltung, die für Presse, interne Kommunikation, Kunden, Werbung und das eigene Archiv dokumentiert werden soll. Idealerweise dokumentiert der Fotograf aber nicht nur den Kongress, das Konzert, die Feier, die Vorstellung oder die Messe. Er transportiert in seinen Fotos auch ganz viel Information und Atmosphäre, um die Geschichte zu diesem Event angemessen zu illustrieren. Der Veranstalter kann dafür im Vorfeld schon viel für seinen Fotografen, und damit für das Gelingen seiner Event-Fotos tun. Hier kommen Tipps von Event-Profis.

1. Seid Euch der Macht Eurer Fotos bewusst

Was klingt wie die Weisheit eines Foto-Yodas ist essenziell für das Gelingen und den späteren wirkungsvollen Einsatz Eurer Fotos. Denn Fotos können starke Signale sein, Informationen transportieren, und ja, natürlich manipulieren. Was im Journalismus eigentlich verpönt ist, ist im Marketing durchaus erwünscht. Deshalb kommen wir gleich zu Punkt 2:

2. Formuliert klar Eure Ziele

Foto: Sandra Schink

Mit Eurem Event verfolgt Ihr ein bestimmtes Ziel, und je klarer Ihr dieses Ziel an Euren Event-Fotografen kommuniziert, desto besser kann er Euch die passenden Fotos dazu liefern. Worauf liegt Euer Fokus der Veranstaltung? Wen wollt Ihr später mit den Fotos informieren – oder imponieren? Was wollt Ihr mit Euren Fotos transportieren? Masse? Stimmung? Austausch? VIPs?

Beispiele: Eure Branche leidet unter Nachwuchsmangel? Fotos von jungen und interessierten Besuchern Eurer Messe können Signalwirkung haben. Euer Unternehmen legt wert auf Augenhöhe zwischen männlichen und weiblichen Mitarbeitern? Dann sollte Euer Fotograf auf Situationen achten, aus denen das hervor geht. Ihr wollt (zukünftig) für Euren Jugend-Hackathon mehr Mädchen begeistern? Dann braucht Ihr Fotos von begeisterten Mädchen auf Eurem Hackathon. Auf Eurem Meet-Up soll Eure Branche versöhnt werden, in der es in letzter Zeit zu Konflikten kam? Freundliche Gesichter und Handshakes können helfen, dieses Signal auch nach außen zu transportieren.

3. Licht ist alles

Links ein Foto mit vorhandenem Bühnenlicht, rechts das gleiche Setting mit aktivierten, fest installierten Blitzen des Event-Fotografen Michael Quack

Unsere Kameras können heute auch bei wenig Licht wahre Wunder bewirken und “sehen” noch Details, die für das menschliche Auge kaum noch wahrnehmbar sind – solange ein bisschen Licht da ist. Trotzdem geht es auf die Qualität der Bilder, wenn die Veranstaltung nur dezent ausgefunzelt wird – Rauschen und Bewegungsunschärfen sind vorprogrammiert. Und oft hilft auch kein Kamera-Blitz, der auch schnell zum Stimmungskiller werden kann, wenn er inflationär eingesetzt wird. Wer zum Beispiel bei einer Bühnenveranstaltung  besonderen Wert auf Publikumsreaktionen legt, der sollte es in seiner Lichtplanung berücksichtigen, auch den Besucherraum und obere Ränge zu erhellen. Es muss zwar nicht gleich ein Audience Blinder sein, doch allein das Bühnenlicht wird immer nur die ersten Reihen beleuchten und der Rest des Saales liegt dann im Dunkeln. Das ist dann schade, wenn die Ränge voll sind und das Publikum begeistert klatscht – und es nicht eingefangen werden kann.

Ideal ist es, wenn Fotografen und Beleuchter sich schon während der Eventplanung mal austauschen können. Denn eine Vorabinstallation und anschliessende Demontage von funkgezündeten Blitzen inklusive deren Stromversorgung können eine gute Ergänzung bei schwierigem Licht sein. Und im Notfall, zum Beispiel bei künstlerischen Licht-Installationen, bei denen der Einsatz eines Blitzes das Publikum stören würde, kann der Fotograf auch schon bei den Proben die wichtigsten Fotos machen, und sich auf die Show und Effekte vorbereiten.

3. Sponsoren-Briefing

Sponsor: Microsoft. Auf dem Podium: Apple.

Dein Event finanziert sich unter anderem durch Sponsoren, oder wird von mehreren Partnern veranstaltet, die durch Banner oder Aufsteller oder einfach durch die Anwesenheit ihrer Produkte (Getränke zum Beispiel) auch optisch vertreten sind? Dein Fotograf wird die Logos der Mitstreiter gern in seine Fotos einbinden, wenn er weiß, worauf er achten soll.
Noch ein besonderer Tipp: Wenn zum Beispiel der eine Softgetränkehersteller Euch sponsort, beim Event aber nur die Getränke vom anderen Softgetränkehersteller auf dem Podium stehen, dann könnte der Sponsor beim nächsten mal von der Unterstützung absehen. Einfacher Trick: Baut die Blenden Eurer Podien so hoch, dass Getränke und Elektronik dahinter verschwinden.

A propos Logo: Wenn Euer eigenes Logo häufig auf den Fotos auftauchen soll, dann platziert es passend, zum Beispiel oben am Rednerpult, hinter den Speakern und überall da, wo häufig fotografiert werden soll.

4. Pläne und Listen

Hilfreich für Eure Fotografen sind folgende Listen, die Ihr ihm idealerweise vorab zukommen lassen solltet:

• Zeitplan – Was passiert wann wo mit wem? Du hast einen Überraschungs-Act? Davon sollte Dein Fotograf wissen!
• Locationplan – Wo findet der Fotograf was?
• Telefonliste – Wen kann der Fotograf zu welchen Fragen kontaktieren? Hier auch das WLAN-Passwort angeben.
• Alternativ: Da es auf Events immer laut zugeht, richtet eine WhatsApp-Gruppe zur Kommunikation mit Euren Fotografen ein. Auf großen Events mit vielen Fotografen haben sich auch WalkieTalkies bewährt.
• Motivliste – Welche Elemente, Stände, Banner, Ausstellungsstücke sollten unbedingt mit in Szene gesetzt werden?
• Sponsorenliste – Siehe Punkt 3.
• VIP-Liste – Welche sehr wichtigen Leute werden erwartet, und wann? Dazu Punkt 5.

5. Passend Zur VIP-Liste die Insider-Begleitung

Jan-Josef Liefers auf der re:publica 2014. Foto: Sandra Schink

Ihr erwartet besondere Gäste auf Eurem Event und wollt dieses Ereignis festgehalten wissen? Wenn es sich nicht gerade um weltbekannte Stars oder Politiker handelt, bei denen davon auszugehen ist, dass sie wirklich jeder erkennt: Helft Eurem Fotografen mit einer Namens- und Foto-Liste der zu erwarteten VIP-Gäste und wenn möglich einem Zeitplan, wann diese zu erwarten sind und durch welchen Eingang sie kommen werden.
Auf der sichersten Seite seid Ihr, wenn Ihr dem Fotografen einen personenkundigen Läufer zur Seite stellt, der ihm die wichtigen Personen zeigt oder ihn informiert, wenn diese eintreffen.

6. Access All Areas – Lasst uns rein!

Damit der Event-Fotograf sich frei bewegen kann, ohne Probleme schnell von  A nach B kommt und er sich für ungewöhnliche Perspektiven auch auf, hinter und über der Bühne frei bewegen kann, benötigt er einen All-Areas-Pass oder -Armband. Keine Sorge, ein erfahrener Fotograf turnt nicht störend auf der Bühne herum, während dort gerade ein Panel stattfindet.

Der Pass ist auch schon vor der Veranstaltung wichtig: Wenn vor dem Einlass alles perfekt geschmückt und arrangiert ist, das Büffet glänzt und das Personal noch gut aussieht, ist das die letzte Möglichkeit, die Vorbereitungsarbeit in ihrer Perfektion zu dokumentieren, bevor das Publikum davon Besitz ergreift.

7. Safe Room für das Equipment – Mit Steckdosen

Ein guter Fotograf arbeitet mit wertvollem Equipment – und das ist schwer, sperrig und kann nicht ständig am Körper getragen werden. Da auf einem Event in der Regel von Weitwinkel- bis Teleobjektiven, und auch mal zwei oder mehr Bodies zum Einsatz kommen,  und häufig auch schon während des Events Fotos aufs Laptop gezogen werden, um sie zeitnah auf Twitter und Facebook veröffentlichen zu können, muss gewährleistet sein, dass der Fotograf sein Equipment sicher und greifbar verstauen kann. Idealerweise in einem Bereich mit abschließbarem Spint oder noch besser abschließbarem Raum, zu dem nur er Zugang hat, und in dem er auch seine Akkus zwischendurch aufladen kann.
Sollte es dennoch zum Diebstahl des Foto-Equipments kommen, zahlt in der Regel Deine hoffentlich abgeschlossene Veranstalterhaftpflicht den Verlust. Die hilft in dem Moment des Diebstahls aber noch nicht, und im Zweifelsfall bedeutet das, dass Du mit einem Fotografen ohne Equipment da stehst und Deine Mitarbeiter die Highlights mit dem Smartphone einfangen müssen. Deshalb unterstütze Deinen Fotografen so gut wie möglich bei der Sicherung seines Fotogeschirrs.

8. Bearbeitete Fotos online schon während des Events

Collagen mit Branding als Twitter-Futter sind zeitnah machbar. Collage: Sandra Schink

Du willst Deinen Followern auf den sozialen Netzwerken schon während Deines Events zeigen, was und wen sie alles verpassen, weil sie nicht dabei sind? Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Die meisten Profi-Kameras lassen sich heute mit dem Smartphone oder Tablet verbinden und einzelne Foto-Highlights können “Out of the Cam” in einer Cloud für Dein Social Media Team bereit gestellt werden. Das dauert nur wenige Minuten. Wenn der Fotograf ein wenig Luft hat und Ihr ihm etwas Zeit lasst, kann er die Fotos auch mit FotoApps bereits so optimieren, dass sie knackig und dramatisch oder gefällig die Stimmung unterstreichen. Und sogar das Einbinden Deines Logos ist möglich.

Voraussetzung für einen reibungslosen Upload in die Cloud ist eine gute Online-Verbindung. Ideal wäre ein vom Event-WLAN unabhängiges Mitarbeiter-WLAN für Deine Eventleute, um sichergehen zu können, dass das Netz stabil läuft. Zwar haben Fotografen normalerweise auch gute Datentarife für ihre Smartphones, aber bei Events sind die Netze häufig ebenfalls überlastet, oder der Empfang in den Hallen ist generell schlecht. Ein reibungsloser Upload kann dann nicht gewährleistet werden. Räumt Eurem Fotografen Zeit dafür ein: Wenn er alleine arbeiten muss, benötigt er Zeitfenster in denen er die (vorbereiteten) Collagen erstellen kann. Nicht vergessen: Auch das ist ein spezieller Service, der in der Regel beim Fotografen extra gebucht werden muss.

9. Mach Deine Event-Fotografen zum Team

Du hast eine größere Veranstaltung geplant und willst sie von mehreren Event-Fotografen abdecken lassen? Dann mach Deine Fotografen zum Team: Je genauer alle Beteiligten gebrieft werden, desto besser wird das Ergebnis. Bei einem Kongress gibt es oft eine Hauptlocation und mehrere kleine Bühnen in anderen Räumen. Um zu verhindern, dass alle Deine Fotografen zwar die Keynote-Speaker auf der Hauptbühne in Halle 1 von allen Seiten fotografieren, die kleineren Nebenbühnen aber vernachlässigt werden, mach klare Ansagen an jedes Team-Mitglied. Idealerweise bekommt jeder Deiner Fotografen seinen eigenen Ablaufplan mit Zeiten und Locations, durch den alle Deine Locations und Speaker abgedeckt werden. So steht man sich nicht im Weg, und man macht sich keinen Stress um zur nächsten Bühne zu kommen, nur um dort festzustellen, dass schon ein Kollege hier steht.

Zu Kommunikation und Koordination auf weitläufigen Geländen haben sich WalkieTalkies mit eigenem Fotokanal bewährt. So können die Fotografen bei Bedarf auch jederzeit auf Zuruf reagieren oder “reingeholt” werden, wenn spezielle Motive schnell veröffentlicht werden sollen. Hier ist es wichtig für den Fotografen zu wissen: Welcher der Veranstalter-Vertreter hat das letzte Wort?

Hilfreich – gerade auch bei mehrtägigen Events mit evtl. unterschiedlichen Fotografen-Teams – ist ein Bildbearbeiter, dem die Speicherkarten einfach abgegeben werden können. Der kann dann in Ruhe das entstandene Fotomaterial sichten und bereits während des Events die Highlights ansprechend und in einem einheitlichen Stil bearbeiten und an die Medien oder das Social Media Team geben, während die Fotografen draußen nichts verpassen. Wichtig: Bereits beim Laden auf den Bildbearbeitungsrechner sollte der Bildbearbeiter die richtigen Captions, Lizenzen und Fotocredits einfügen, damit es später kein Chaos bei der Zuordnung der Fotos zu ihren Fotografen gibts, Stichwort Urheber- und Nutzungsrecht.

10. Wie hättest Du es denn gern?

Kläre mit Deinem Fotografen bereits im Vorfeld der Veranstaltung, zu welchen Zwecken Deine Fotos eingesetzt werden sollen. Das hat Relevanz für das Fotoformat: Für Digital Signage werden zum Beispiel oft Hochformate gebraucht, also wäre es sinnvoll dafür auch gleich im Hochformat zu fotografieren.

In der Regel werden bearbeitete *.jpgs an Dich geliefert. Wenn Du für alle Fotos die größtmögliche Auflösung bei optimaler Bearbeitungsqualität für Print-Zwecke haben möchtest, dann ist das aufwändiger für den Fotografen, als ausschließlich für Online zu arbeiten, wo es vor allem um maximale Komprimierung bei dementsprechend bestmöglicher Brillanz geht. Tipp: Erst mal nur für die Online-Nutzung liefern lassen (zB maximale Kantenlänge 2.500px) und dann für spätere Print-Zwecke die Highlights raussuchen und nochmal als printfähige Dateien (zB auch als *.tif) liefern lassen. Ja, auch das kostet meist einen Aufpreis.

Es gibt auch Fotografen, die unselektiert alle Event-Fotos unbearbeitet im RAW-Format übergeben. Wenn Du das möchtest, solltest Du das unbedingt vor der Buchung klären, weil das nicht jeder macht. Ich zum Beispiel gebe ausschließlich bearbeitete Fotos raus und RAWs bleiben immer bei mir.

Während die Gäste sich am Büffet laben freut der Event-Fotograf sich über ein handfestes Käsebrötchen zwischendurch. Foto: Michael Quack

Auch Deine Deadline sollte Dein Fotograf kennen: Bis wann benötigst Du alle Fotos, brauchst Du welche früher, und wie möchtest Du sie geliefert bekommen? Üblich ist heute der elektronische Weg über Dienste wie WeTransfer oder über Cloud-Anbieter.

11. Versorge Deinen Event-Fotografen

Wie der Rest Deines Teams ist Dein Eventfotograf oft den ganzen Tag für Dich im Einsatz, und es kann ja auch mal länger dauern. Wichtig ist deshalb, dass er freien Zugang zu Wasser und Softdrinks, Heißgetränken und Snacks hat. Denn wenn er sich erst in die Schlange am Messe-Imbiss einreihen muss, verliert er wertvolle Zeit und steht schon mal vor der Wahl: Vortrag verpassen oder das Risiko eingehen unterzuckert unterwegs zu sein. Wenn es Deinem Fotografen gut geht, dann werden auch Deine Fotos gut. Bei mehrtägigen Einsätzen außerhalb der Heimatstadt muss zudem an Reise und Unterkunft gedacht werden.

12. Honorar und Feedback

Auch bei Eventfotografie ist bei Honoraren nach oben keine Grenze zu setzen. Je genauer der Fotograf weiß, was Ihr benötigt und erwartet, desto konkreter und transparenter kann er für Euch einen Kostenvoranschlag erstellen. Klärt von vorneherein Eure Nutzungsbedingungen, den Einsatzort der Fotos und den Nutzungszeitraum ab.

Wer sich vorab grundsätzlich über Bildhonorare informieren möchte, kann sich an der MFM-Liste Bildhonorare, der Honorarübersicht des Bundesverbands professioneller Bildanbieter orientieren. Hier werden von der Mittelstandsgemeinschaft Fotomarketing seit Jahrzehnten Bildhonorare aus allen Sparten und zu allen Zwecken ermittelt, genaueres darüber lest Ihr bei editorial.

Laut MFM-Liste gehen die Honorare für Auftragsproduktionen für den Marketing- und PR-Bereich bis zu einem halben Tag vor Ort (4 Stunden) bei 825 Euro netto los – da ist die Bildbearbeitung noch nicht drin. Ein Eventfotograf rechnet nicht pro Foto ab, sondern wird nach Kenntnis aller Deiner Wünsche meist eine Pauschale vorschlagen.  Verbrauchsmaterialien, Zusatzausrüstung, Fahrt- und Reisekosten werden immer extra abgerechnet.

Neben der Honorierung ist dem Event-Fotografen ein gutes Feedback wichtig – und er gibt es auch zurück. Zu wissen wie es gelaufen ist, hilft allen Beteiligten, noch besser zu werden und spart bei kommenden Veranstaltungen viel Abstimmungszeit.

13. Aus aktuellem Anlass: Persönlichkeitsrechte und DSGVO

Die ab 25. Mai 2018 in Kraft tretende Datenschutzgrundverordnung sorgt bei vielen Event-Fotografen für Unsicherheit, da sie dahingehend gedeutet werden kann, dass bereits die digitale Aufnahme einer Person durch die gleichzeitige Aufzeichnung von Zeit und gegebenenfalls dank GPS auch Ort in den Metadaten als digitale Aufzeichnung personenbezogener Daten gelten kann. Das BMI widerspricht dieser Deutung, im Zweifelsfall wird aber die Judikative darüber entscheiden.

Um sowohl den Fotografen als auch den Gästen höchstmögliche Sicherheit zu vermitteln, hier einige Maßnahmen als Inspiration, die zur allgemeinen Absicherung getroffen werden können.

• Hinweis beim Ticketkauf – Bereits beimVerkauf von Tickets kann darauf hingewiesen werden, dass Foto- und Videoaufnahmen auf dem Event gemacht werden, die in den sozialen Netzwerken, Streams, Blogs etc. veröffentlicht werden.
• Hinweis bei Einladung – Bei Einladungen für Events kann ebenfalls darauf hingewiesen werden, dass Foto- und Videoaufnahmen auf dem Event gemacht werden, die in den sozialen Netzwerken, Streams, Blogs etc. veröffentlicht werden.
• Schilder an den Kassen, beim Einlass und im Venue – Am Einlass und in der Event-Location können Schilder aufgehängt werden, die darauf hinweisen, dass Foto- und Filmaufnahmen  gemacht werden, die in den sozialen Netzwerken, Streams, Blogs etc. veröffentlicht werden.

Diese (zu dokumentierenden!) Vorkehrungen können im Streitfall dabei helfen klarzustellen, dass Besucher des Events frühzeitig auf Foto- und Filmaufnahmen hingewiesen wurden und sich dem bei der Teilnahme am Event bewusst gewesen sind.

• Bei kleineren Events Model Release-Listen – Sind die Feiern überschaubar, zum Beispiel bei einer Hochzeit, kann es helfen am Einlass eine Liste auszulegen, auf der die Gäste namentlich bestätigen, dass sie mit Foto- und Filmaufnahmen und deren Veröffentlichung grundsätzlich einverstanden sind.
• Gäste kenntlich machen – Bei besonderen Events werden schon mal besondere Gäste erwartet, die nicht fotografiert werden möchten. Die Gründe sind unerheblich, den Fotografen sollte aber ihre Arbeit erleichtert werden, indem diese Gäste kenntlich gemacht werden. Das ist zum Beispiel einfach möglich mit einem roten Lanyard oder einem roten Schal.

All diese Maßnahmen sind keine Freibriefe für die uneingeschränkte Fotonutzung: Jeder Fotografierte hat das Recht auf Widerruf, und das gab es schon vor der DSGVO. Dann ist ein veröffentlichtes Foto unverzüglich zu entfernen. Das gilt sowohl für den Fotografen, wie auch für den Veranstalter, wenn der Fotograf keinen Zugriff mehr auf die von ihm für den Veranstalter gemachten Bilder hat.

Wie überall im Leben gilt auch in diesem Fall: Geht respektvoll miteinander um, dann dürften die Klagen sich in Grenzen halten – wie auch bisher schon.

Diese Liste ist in Zusammenarbeit mit dem Düsseldorfer Fotografen Michael Quack, Visual Pursuit entstanden, mit dem ich bereits Mitte der Neunziger Jahre Events dokumentiert habe.

Herzlichen Dank auch an den Mainzer Messe- und Eventfotograf Martin Kaemper, Messefotograf.Events für seine Anmerkungen zum Thema. 

Liebe Veranstalter, liebe Fotokollegen!

Was haben wir vergessen? Wir ergänzen unsere Punkte gern mit Euren Hinweisen!